Регламент департамента

Регламент Департамента по чрезвычайным ситуациям Восточно-Казахстанской области Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан

1. Общие положения

Настоящий Регламент Департамента по чрезвычайным ситуациям Восточно-Казахстанской области Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее – Департамент) устанавливает общие правила деятельности Департамента в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с  Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента, Правительства и иными нормативными правовыми актами.

2. Департамент является территориальным подразделением Комитета по чрезвычайным ситуациям (далее – Комитет) Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее – Министерство), осуществляющим руководство органами и подразделениями гражданской защиты на территории области.

В ведении Департамента имеются государственные учреждения (далее - подведомственные государственные учреждения) в городах и районах Восточно-Казахстанской области.

Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота определяются данным Регламентом, в соответствии с требованиями законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213-I «О нормативных правовых актах», от 27 ноября 2000 года № 107-II «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221-III «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16с.
Организация и ведение делопроизводства с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденный Постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года №51 дсп.
5. Начальник Департамента назначается на должность и освобождается от должности Министром внутренних дел Республики Казахстан (далее – Министр).
Начальник Департамента имеет заместителей, назначаемых на должности и освобождаемых от должности в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Распределение обязанностей между начальником и заместителями начальника Департамента, а также взаимозаменяемость руководства Департамента утверждаются приказом начальника Департамента.
Департамент имеет свои фирменные бланки с изображением Государственного Герба Республики Казахстан с указанием полного наименования на государственном и русском языках, гербовую печать.
Гербовая печать Департамента хранится в Отделе финансового обеспечения Департамента.
Приказом начальника Департамента назначается должностное лицо Группы документационного обеспечения Департамента ответственное за учет, хранение и уничтожение бланков, а также за учёт и уничтожение печатей и штампов Департамента.
Ответственными за хранение печатей и штампов являются руководители либо ответственные должностные лица структурных подразделений, согласно журнала учета печатей и штампов с изображением государственного герба Республики Казахстан.
Право подписи на фирменных бланках с изображением государственного герба Республики Казахстан имеет начальник и заместители начальника Департамента.


2. Планирование работы

Деятельность Департамента осуществляется в соответствии с Планом работы Департамента.

План работы Департамента разрабатывается на год Штабом Департамента в полном соответствии со структурой и мероприятиями, запланированными Министерством и Комитетом с учетом предложений структурных подразделений и подведомственных государственных учреждений Департамента и утверждается вышестоящим руководством Департамента.
Структурными подразделениями и подведомственными государственными учреждениями Департамента разрабатываются годовые планы работ подразделений на основании Плана работы Департамента.
Планы работ управлений и отделов Департамента, Управлений и Отделов по чрезвычайным ситуациям городов и районов, ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», ГУ «ВСС» ДЧС ВКО должны полностью соответствовать структуре и мероприятиям Плана работы Департамента. Данные планы утверждаются первым руководителем Департамента.
Ответственность за выполнение планов работ несут руководители соответствующих структурных подразделений и подведомственных государственных учреждений Департамента.

Штабом Департамента осуществляется контроль за исполнением плана работы Департамента и мероприятий Операционного плана МВД РК, закрепленных за Департаментом.

3. Порядок планирования, подготовки и проведения
заседаний Советов

8. В Департаменте, в целях выработки предложений по формированию и проведению единой государственной политики в сфере гражданской защиты, создается Совет, являющийся консультативно-совещательным органом при начальнике Департамента, который образуется в составе начальника, заместителей начальника, руководителей структурных подразделений, учреждений и организаций, находящихся в оперативном подчинении Департамента. Численный состав Совета и положение о нем утверждаются председателем Комитета.
Общий контроль осуществляет председатель Совета – начальник Департамента. Исполнение решений принятых на Совете контролируется членами Совета и штабом Департамента. Штаб по итогам 1-ого полугодия и года представляет начальнику Департамента справку по исполнению решений Совета на основании служебных записок руководителей ответственных подразделений с резолюцией руководства Департамента по кураторству.
В целях развития и дальнейшего совершенствования взаимоотношений с населением, институтами гражданского общества, выработки совместных действий по профилактике коррупции функционирует Общественный Совет, являющийся консультативно-совещательным органом при Департаменте. Численный состав Общественного Совета и положение о нем утверждаются председателем Комитета.

4. Взаимодействие с подведомственными государственными учреждениями и иными организациями, входящими с систему Министерства на территории области

9. Департамент имеет подведомственные государственные учреждения
10. Взаимоотношения между Департаментом и подведомственными государственными учреждениями строятся на основе принципа единоначалия.
11. Департамент осуществляет общее руководство и координацию деятельности структурных подразделений и подведомственных государственных учреждений, реализует основные направления развития в соответствии с проводимой политикой в Республике Казахстан.
12. В повседневной деятельности структурные подразделения и подведомственные государственные учреждения подотчетны начальнику Департамента и осуществляют свою деятельность в соответствии с задачами, поставленными начальником Департамента и нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
13. В целях обеспечения руководства деятельностью подведомственных государственных учреждений начальник Департамента в соответствии с законодательством:
1) назначает на должности и освобождает от должностей сотрудников Департамента, городских Управлений и районных Отделов по чрезвычайным ситуациям, за исключением сотрудников, вопросы трудовых отношений которых отнесены к номенклатуре Министерства и Комитета;
2) представляет к назначению на должности руководителей государственных учреждений, находящихся в ведении Департамента в соответствии с утвержденной Министром номенклатурой;
3) в пределах предоставленных прав применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания на сотрудников Департамента, государственных учреждений, находящихся в ведении Департамента в порядке установленном законодательством Республики Казахстан;
4) присваивает первые и очередные специальные звания лицам рядового и младшего начальствующего состава, очередные специальные звания лицам среднего начальствующего состава органов государственной противопожарной службы до капитана противопожарной службы включительно, очередные воинские звания военнослужащим офицерского состава до подполковника включительно;
5) присваивает (подтверждает) классную квалификацию сотрудникам органов государственной противопожарной службы, военнослужащим, спасателям органов и подразделений гражданской защиты Департамента и государственных учреждений, находящихся в его ведении;
6) для ходатайства перед Министром вносит в Комитет представления о присвоении первых специальных званий среднего и старшего начальствующего состава, очередных специальных званий старшего начальствующего состава и зачислении в кадры органов государственной противопожарной службы, первого воинского звания офицерского состава;
7) утверждает положения о структурных подразделениях, должностные (функциональные) обязанности сотрудников структурных подразделений Департамента, Управлений и Отделов по чрезвычайным ситуациям;
8) принимает меры, направленные на противодействие коррупции в Департаменте, государственных учреждениях, находящихся в ведении Департамента и несет персональную ответственность за реализацию антикоррупционных мер;
9) привлекает к ответственности сотрудников Департамента, государственных учреждений, находящихся в ведении Департамента, действия (или бездействия) которых приводят к нарушению национальных интересов, угрозе национальной безопасности Республики Казахстан;
10) обеспечивает разработку и предоставляет на утверждение в Комитет ежегодный план работы Департамента;
11) утверждает планы работ структурных подразделений Департамента, городских Управлений и районных Отделов по чрезвычайным ситуациям, государственных учреждений, находящихся в ведении Департамента;
12) осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Исполнение полномочий начальника Департамента в период его отсутствия осуществляется лицом, его замещающим в соответствии с действующим законодательством.
14. Начальник Департамента определяет полномочия своих заместителей в соответствии с действующим законодательством.

Приказы и поручения начальника Департамента являются обязательными для исполнения подведомственными государственными учреждениями, руководители которых несут персональную ответственность за своевременное и качественное их исполнение.

Руководители подведомственных государственных учреждений вносят в Департамент предложения по совершенствованию деятельности Департамента и улучшению состояния работы на соответствующих участках.

Департамент, являясь территориальным подразделением Комитета, осуществляет руководство органами и подразделениями гражданской защиты на территории области.

5. Оформление, прохождение, рассмотрение входящей и исходящей корреспонденции

Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции и иных служебных документов в Департаменте осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года №107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года №221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее Правила), утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан 21 декабря 2011 года №1570 и настоящим Регламентом.

Делопроизводство в Департаменте ведется в электронном формате посредством Единой системы электронного документооборота (далее ЕСЭДО), за исключением документов, содержащих государственные секреты и/или служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» и подлежащих направлению на бумажном носителе с постоянным сроком хранения.

Переписка осуществляется только в электронном виде посредством использования ЕСЭДО, в соответствии с номенклатурой дел, с учетом видов документов подлежащих направлению только в электронном виде, со сроком хранения до 10 лет, удостоверенных электронной цифровой подписью.
Максимально используется функция Интранет-портала государственных органов (ИПГО), информационных систем государственных органов Республики Казахстан (интернет ресурс, веб-портал).
Запросы и информация направляются строго в соответствии с компетенцией.
При исполнении текущих запросов практикуется использование телефонной связи, электронной почты без составления служебных документов;
Сокращены (оптимизированы) процессы и маршруты рассмотрения и согласования документов.
Входящая корреспонденция принимается в рабочие дни с 09.00 до 13.00 часов и с 14.30 до 18.30 часов сотрудниками Группы документационного обеспечения Департамента.
Сотрудникам Департамента запрещается принимать документы, не зарегистрированные в Группе документационного обеспечения Департамента.
Корреспонденция, принятая сотрудниками Департамента в связи со служебной необходимостью, должна незамедлительно передаваться в Группу документационного обеспечения Департамента.
В ночное время, в выходные и праздничные дни поступающая корреспонденция принимается работником Управления единой дежурно-диспетчерской службы Департамента и передается в обязательном порядке в Группу документационного обеспечения Департамента.

Документы, поступившие в Департамент на бумажных и электронных носителях должны быть идентичными.

Документы, поступившие от государственных органов, должны быть оформлены на бланках установленного образца с изображением Государственного Герба Республики Казахстана на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке) и содержать следующие обязательные реквизиты:

исходящий номер и дату;

подпись первого руководителя или лица его заменяющего;

почтовый, электронный адреса и номер факса;

фамилию исполнителя и номер его телефона.

Документы, поступившие от юридических лиц, должны быть оформлены на бланках юридического лица или заверены печатью юридического лица, а также содержать следующие обязательные реквизиты:

исходящий номер и дату;

подпись первого руководителя или лица его заменяющего;

почтовый адрес и номер факса;

фамилию исполнителя и номер его телефона.

Документы, поступившие от физических лиц должны содержать следующие обязательные реквизиты:

фамилия, имя, по желанию отчество;

почтовый адрес, номер телефона;

подпись физического лица.

Не подлежат приему группой документационного обеспечения Департамента:

документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований и требований настоящего Регламента;

документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнении, имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом, исполненные на черновиках;

неправильно адресованные (название организации, должности, фамилии, имени, отчества руководства) обращения кроме тех, которые поступили в конверте по почте.

Физическому лицу, представителю юридического лица, государственного органа, непосредственно обратившемуся письменно в Департамент, выдается талон с указанием 18-значного уникального номера с указанием даты и времени регистрации, фамилией и инициалами лица, принявшего обращение.

Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке документы (служебная корреспонденция, обращения физических и юридических лиц) регистрируются в соответствующих базах ЕСЭДО. Сотрудники Группы документационного обеспечения Департамента присваивают документу  порядковый номер, дату регистрации и устанавливают контрольный срок.

Зарегистрированная, оформленная надлежащим образом корреспонденция, незамедлительно попадает в ЕСЭДО на рассмотрение начальнику Департамента.

Начальником Департамента поступившая в ЕСЭДО корреспонденция рассматривается в день поступления. Соответствующие поручения, оформляются в виде электронных резолюций.

Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, отписывается им одновременно, при этом ответственным исполнителем является структурное подразделение, указанное в списке первым.

При подготовке исходящего документа в ЕСЭДО создается проект, который в обязательном порядке согласовывается с Группой документационного обеспечения Департамента на правильность оформления, с начальником структурного подразделения, подготовившего документ и с курирующим заместителем начальника Департамента. С Юридической группой - в случае наличия в документе ссылок на нормативные правовые акты.

Исходящая корреспонденция в государственные органы оформляется на электронном гербовом бланке Департамента, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке), регистрируется и отправляется адресату через ЕСЭДО (при наличии в списке).

При отсутствии, у адресата ЕСЭДО зарегистрированная исходящая корреспонденция подписывается начальником Департамента, заместителями начальника Департамента в соответствии с распределением обязанностей на бумажном носителе и отправляется адресату (адресатам) в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы – незамедлительно.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от

текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате.

Структурные подразделения и подведомственные государственные учреждения Департамента не вправе самостоятельно обращаться в адрес  Министерства, Комитета.

Корреспонденция, поступившая в подведомственные государственные учреждения, направляется в адрес Департамента в следующих случаях:

если решение вопроса входит в непосредственную компетенцию Департамента;
при наличии принципиальных и непреодолимых разногласий между
территориальными органами по чрезвычайным ситуациям;
если вопрос требует координации.

6. Порядок подготовки, регистрации и рассылки приказов начальника Департамента

Подготовка проектов приказов по основной деятельности и их представление на подпись начальнику Департамента осуществляется самостоятельно структурным подразделением, в зависимости от вопроса, затрагиваемого соответствующим проектом на государственном и русском языках одновременно в ЕСЭДО и на бумажном носителе.

Подготовка проектов приказов по кадровым вопросам и их представление на подпись начальнику Департамента осуществляется отделом кадровой работы на государственном и русском языках одновременно в ЕСЭДО и на бумажном носителе.
Проект приказа проходит обязательное согласование в юридической группе Департамента. Юридическая группа Департамента проводит правовую экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству и правилам изложения проекта по юридической технике и излагает свое мнение в целом или по отдельным положениям проекта.
Проект приказа, содержащий финансовые вопросы проходит процедуру согласования в отделе финансового обеспечения Департамента.
В бумажном варианте проекта приказа заполняется обратная сторона страницы, где указываются сведения о согласовании по установленной форме (согласование в ЕСЭДО должно быть идентичным).

За качественную разработку проекта приказа, согласование, соблюдение требований к стилю изложения текста персональную ответственность несет разработчик (руководитель структурного подразделения или подведомственного государственного учреждения).

Ответственность за аутентичность текстов проекта на государственном и русском языках несет Группа государственного языка и информации Департамента.

Приказы по Департаменту издаются начальником Департамента. В отсутствие начальника Департамента приказы подписывает заместитель начальника Департамента, исполняющий обязанности начальника Департамента.

36. Группа документационного обеспечения Департамента осуществляет проверку технического оформления приказов в соответствующей базе ЕСЭДО,
их регистрацию и своевременную отправку адресатам строго по списку рассылки (в ЕСЭДО и на бумажном варианте).
Не допускается внесение изменений и поправок в текст приказа после его подписания.
Изготовление экземпляров приказов сверх обозначенного списка рассылки не допускается.

 Подлинники подписанных приказов хранятся в Группе документационного обеспечения Департамента.

Не подлежат публикации приказы, содержащие сведения, представляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

7. Порядок проведения мониторинга нормативных правовых актов Республики Казахстан, необходимых в деятельности Департамента

Мониторинг нормативных правовых актов Республики Казахстан проводится для выявления устаревших норм права, изменений и своевременного принятия мер по внесению изменений и дополнений.

Структурные подразделения Департамента при возникновении спорных моментов в законодательстве Республики Казахстан, необходимости юридической помощи и принятия мер через иные инстанции обосновано излагают суть вопроса в служебной записке на имя начальника Департамента и одновременно направляют копию в Юридическую группу Департамента. Юридическая группа Департамента после визирования начальником в течение 3-х дней принимает меры по содействию структурному подразделению Департамента. По итогам года Юридическая группа Департамента на основании служебных записок проводит оценку уровня знания законодательства Республики Казахстан структурными подразделениями Департамента.

8. Контроль исполнения

Организация контроля за своевременным и качественным исполнением документов и поручений осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года №107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года №221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан 21 декабря 2011 года №1570, а также иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.

 Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат, в том числе секретные, документы (далее – контрольные документы):

постановления и решения акимата области, протоколы заседаний акимата области, в которых имеются поручения Департаменту;

постановления Коллегии Министерства, межведомственной государственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в которых имеются поручения Департаменту;

поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планов мероприятий) Министра, руководителя аппарата Министерства, Председателя Комитета, аппарата Комитета, акима области, заместителей акима области в адрес Департамента, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, резолюции «срочно», «доложить», «внести предложения», а так же поручения, из которых вытекает необходимость постановки на контроль;

письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений;

обращения физических и юридических лиц;

приказы, протоколы, решения Совета и совещаний при начальнике Департамента, поручения руководства Департамента.

Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений и подведомственных государственных учреждений.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется Группой документационного обеспечения Департамента в ЕСЭДО.

 Группа документационного обеспечения Департамента еженедельно на аппаратных совещаниях у начальника Департамента информирует о состоянии исполнительской дисциплины в Департаменте, вносит предложения по ее совершенствованию, а при необходимости о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов. По итогам полугодия и года готовит проведение заседания комиссии по усилению контроля за своевременным и качественным исполнением документов в Департаменте, с подготовкой и рассылкой протокола заседания структурным подразделениям и подведомственным государственным учреждениям Департамента.

42. Систему контроля Департамента составляют:

Начальник Департамента осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью Департамента, в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов.
Руководители структурных подразделений Департамента, Управлений и Отделов по чрезвычайным ситуациям, государственных учреждений осуществляют контроль за исполнением документов в своих подразделениях, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности своих сотрудников, допустивших нарушение сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность перед руководством Департамента за работу вверенных им структурных подразделений, Управлений и Отделов по чрезвычайным ситуациям, государственных учреждений.
Группа документационного обеспечения обеспечивает своевременную регистрацию и постановку документов на контроль, осуществляет мониторинг состояния исполнительской дисциплины в Департаменте, информирует руководство о поступивших контрольных поручениях, напоминает руководителям структурных подразделений и подведомственных государственных учреждений Департамента о наступлении сроков их исполнения (еженедельно), несет персональную ответственность за организацию делопроизводства и работу Группы документационного обеспечения, вносит предложения в пределах своей компетенции руководству Департамента о привлечении к ответственности руководителей подразделений и подведомственных государственных учреждений, неэффективно осуществляющих свои функции, а также сотрудников, допустивших срывы сроков или некачественное исполнение контрольных документов.
Группа документационного обеспечения Департамента осуществляет контроль за сроками исполнения и прохождения контрольных документов. Обеспечивает снятие с контроля исполненных документов, подготовку перечней контрольных поручений и направление напоминаний о сроках их исполнения. Несет ответственность за постановку документов на контроль и снятие их с контроля.

В целях обеспечения прозрачности процедур, связанных с прохождением корреспонденции в Департаменте, на его официальном WEB-сайте Департамента размещается следующая информация:

фамилия, имя, отчество, прямой телефон должностного лица Группы документационного обеспечения Департамента;
номер телефона доверия, действующего в Министерстве, Комитете и Департаменте в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
график приема руководством Департамента физических лиц и представителей юридических лиц по личным вопросам;
иная информация в соответствии с законодательством.

9. Работа с секретным делопроизводством

Работа с секретным делопроизводством осуществляется согласно инструкции по обеспечению режима секретности.

10. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц, организация личного приема физических лиц и представителей юридических лиц

Рассмотрение обращений физических и юридических лиц, организация личного приема физических лиц и представителей юридических лиц в Департаменте осуществляются в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».

Страница изменена: 11-01-2016